MHI baut konfektionierte Anlagen und sorgt für deren einwandfreien Betrieb. Die Planung und Umsetzung der Serviceleistungen verursachen ein erhöhtes Datenaufkommen: Alle Kundeninformationen müssen zunächst gesammelt und zugeordnet werden. Dafür wurden die Informationen auf Basis von Word und Excel verwaltet – jedoch mit erheblichen Einschränkungen in punkto Transparenz und Vollständigkeit.
Da das Unternehmen eine flexiblere Lösung für die Organisation der Serviceeinsätze benötigte, entschied sich MHI zunächst, eine Individualsoftware zu verwenden. Diese sollte den Service massgeblich entlasten und unterstützen sowie das Reporting erleichtern. Das System liess sich jedoch nicht mit dem bestehenden SAP-System verbinden und konnte die Anforderungen der agilen Projektplanung nicht ausreichend erfüllen.
Um das Datenmanagement zu vereinfachen, die Prozesse im Service zu verschlanken und diese mobil abbilden zu können, begab sich MHI auf die Suche nach einer integrierten Lösung. Ziel war die einheitliche Darstellung von Serviceberichten und Serviceabläufen. Die Lösung sollte alle Daten ohne aufwendige Interface-Programmierungen gesammelt in ein übergeordnetes ERP-System übertragen. Entsprechend Condition Monitoring-Ansatz war zudem die Abbildung des Maschinen-Status gewünscht, um potenzielle Serviceeinsätze frühzeitig zu planen.
Über das vielfältige Portfolio wurde MHI bereits nach kurzem auf die SAP Field Service Management (FSM) Lösung aufmerksam. Die Unternehmen waren bereits durch vorangegangene Projekte miteinander bekannt. Die Entscheidung für Coresystems fiel daher bereits nach kurzem. Nicht zuletzt überzeugte dabei die gute Integrationsfähigkeit in SAP. Bereits nach einer kurzen Testphase unter Live-Bedingungen erfolgte der Rollout des FSM.
MHI nutzt die SAP Field Service Management Lösung für die Koordinierung und Steuerung und seiner Technikereinsätze. Im Mittelpunkt steht das Knowledge Management – über dieses lassen sich Checklisten für die Auftragsabwicklung erstellen, auf die die Servicetechniker dann mobil per App zugreifen können. Auch die Erfassung der Arbeitszeiten läuft über die App. Die Mitarbeiter erhalten darüber ausserdem die Möglichkeit, den Maschinencheck ohne grossen Aufwand mit Bildern zu dokumentieren. Dies erleichtert beim nächsten Einsatz das Vorgehen des Servicetechnikers.
Die Vereinfachung der Prozesse ermöglicht es uns, Maschinen schneller als bisher in Betrieb zu nehmen - und unsere Kunden sind begeistert. Die Ausrichtung auf Kunden ist jetzt viel schneller und einfacher, da wir nicht mehr so viele administrative Schritte benötigen.
Erste Optimierungen stellten sich bereits kurz nach der Einführung der SAP Field Service Management Lösung durch Coresystems ein. So verzeichnete MHI eine Verbesserung der Unternehmensprozesse: Die Zeit für den Maschinencheck konnte von vier bis fünf Tagen auf ein bis anderthalb Tage reduziert werden. Eine Win-win-Situation für MHI und Kunden, da der Serviceeinsatz sich nun schneller und kostengünstiger umsetzen lässt. Auch die Sammlung aller relevanten Daten für die Angebotserstellung erfolgt deutlich effizienter. Früher waren die Servicemitarbeiter von MHI einen ganzen Tag damit beschäftigt ein Angebot zu schreiben. Jetzt werden 50 Seiten starke Angebote in drei bis vier Stunden aufbereitet.
MHI gehört seit über 20 Jahren zu den führenden Herstellern von Maschinen für die Wellpapier verarbeitende Industrie. Zu den Kunden zählen namhafte Verpackungsunternehmen mit europaweiten Niederlassungen und internationalem Renommee. Das Hauptgeschäftsfeld des Unternehmens liegt auf der Wartung und Instandhaltung der hochkomplexen Maschinen und Anlagen. Zusätzlich fertigt und optimiert MHI Ersatz- und Verschleissteile für die Maschinen.